Avere profitto e garantire un servizio sociale. Come coniugare questi elementi? Creando una nuova strategia lavorativa più agile, strutturata, basata sui dai e più digital…
La Comunità Oklahoma, in collaborazione con Studio Romboli, ha avviato “Riprogettiamo il futuro” un progetto di digital transformation nell’ambito del programma Capacity Building sostenuto da Fondazione Cariplo. Attraverso un percorso di formazione, si punta a rafforzare le competenze della nostra realtà, ottimizzare i servizi digitali essenziali, migliorare le attività di raccolta fondi e la gestione dei volontari.
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TUTTE LE TAPPE DEL PERCORSO DI FORMAZIONE
Analisi e condivisione iniziale
Il primo passo del progetto è stato l’analisi dell’identità e un’iniziale verifica delle strategie in uso da Comunità Oklahoma. Grazie all’esperienza di Andrea Cainarca e Francesca Ciulli, educatori di comunità prima di essere rispettivamente direttore e responsabile delle attività dei volontari, il gruppo di lavoro ha potuto riflettere criticamente sulle scelte passate e allinearsi con la visione della comunità. Sono stati compilati collettivamente alcuni documenti di progetto forniti da Studio Romboli, indispensabili per valutare l’impatto dei progetti in corso e utili per stabilire priorità delle raccolte fondi future.
Workshop e Costruzione dell’Identità
Il workshop del 20 dicembre, allargato a soci, dipendenti e alcuni volontari, ha segnato l’inizio dei lavori. Sono state classificate le organizzazioni che negli ultimi anni hanno interagito con i progetti e le attività di Oklahoma e ordinati i donatori. Allo stesso tempo si è agito su un nuovo piano di comunicazione basato su tre aree principali: comunicazione istituzionale, attività di fundraising e condivisione interna. Questo permetterà di consolidare relazioni durature, pianificare campagne di comunicazione in maniera più efficace e strutturata come quella per la promozione del 5×1000 a Oklahoma.
Gestione dei flussi di Lavoro
Grazie al supporto di volontari con esperienze e conoscenze utili per questo tipo di gestione, la segreteria e l’ufficio comunicazione hanno iniziato a utilizzare un nuovo flusso di lavoro per le donazioni. Questo lavoro sistematica include l’invio di ringraziamenti in relazione a donazioni liberali e una serie di comunicazioni ad hoc ai soci, chi ha confermato la propria tessera e chi invece è un nuovo amico di Oklahoma. Questo nuovo processo migliora la gestione delle donazioni, anche quelle ricorrenti e prova a formalizzare in documenti non solo il tipo di coinvolgimento dei volontari, ma anche le loro esperienze e peculiarità.
Implementazione del database My Donor
La creazione di un database per coordinare tutte le attività di fundraising, grazie a My Donor, ha reso possibile una gestione più efficiente di tanti dati dei donatori. Questo strumento consente di avere una memoria digitale di tutto ciò che viene fatto da Oklahoma in materia di raccolte fondi. Una strategia orientata al tracciamento e all’analisi di dati già in possesso della comunità permetterà di ottimizzare la pianificazione e la progettazione delle nuove campagne di raccolta.
Nuova campagna di raccolta fondi
Il team congiunto costituito da creativi di Studio Romboli e un gruppo di lavoro composto dall’ufficio comunicazione di Oklahoma e alcuni volontari ha sviluppato il concept della campagna del 5×1000. È stato utilizzato un tipo di storytelling coinvolgente, basato in parte sulle vicende personali dei ragazzi. Il tutto per promuovere la firma dei donatori durante la dichiarazione dei redditi per destinare il 5×1000. La campagna è stata supportata da una serie di azioni sui social media, newsletter, presentazioni in aziende, video e coinvolgendo volontari come ambassador e aziende partner.
Conclusione e prossimi step
Il progetto “Ridefiniamo il Futuro” ha permesso alla Comunità Oklahoma di rafforzare la propria identità, analizzare gli ultimi progetti impostando una serie di KPI e avere un nuovo modo per ideare e pianificare le strategie per dare impulso alle raccolta fondi. Con il supporto di Studio Romboli e l’adozione di strumenti digitali innovativi, la comunità riesce ora ad affrontare in maniera più efficace le attività inserite nel calendario dei progetti e dare informazioni più puntuali sulle donazioni, i costi sostenuti e l’impatto di tutto ciò sul percorso educativo dei ragazzi.
i primi volantini concepiti insieme a Romboli/Oklahoma vengono esposti alla Festa del volontariato che ogni anno Università Bocconi organizza non lontano dalla sede di Oklahoma. L’idea è quella di provare a coinvolgere ragazzi che stanno frequentando corsi universitari.
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